Özlük Dosyası Deyip Geçmeyin!

Faruk Kaan ÖZENÇ

SMMM

Çalışma hayatında işçi, işveren ve devlet arasındaki ilişkileri düzenleyen çok sayıda hukuksal düzleme mevcuttur. Bu düzenlemeler iş hayatındaki ilişkilerin belirli standartlarda, güvenlik ve sağlık içerisinde yürümesini sağlamaktadır.

Çalışma hayatında karşılaşılan sorunların çözümünde veya işleyişine ilişkin düzenlemelerin açıklanmasında önemli yeri olan kayıtlardan biri de işçi özlük dosyasıdır. İşçi özlük dosyası yasal olarak tutulması gereken kayıtlardan biridir. Ayrıca yasaların olayları açıklamada ya da ispat gerektirdiği durumlarda da önemli olan bir kanıttır.

Özlük dosyası genelde 4857 sayılı iş kanunu kapsamında çalışanların (4/a kapsamında sigortalı olanlar) ve kamu görevlilerinin (4/c kapsamında çalışanların) çalışmalarında karşımıza çıkmaktadır. Çalışmamızın konusunu 4857 sayılı İş Kanunu kapsamında çalışanlar açısından tutulan işçi özlük dosyası oluşturmaktadır.

Bu kapsamda özlük dosyasının yasal dayanağı, özellikleri, işlevleri, önemi ve uyulmaması durumundaki yaptırımlara değinilecektir.

2. Yasal Dayanak

İşçi özlük dosyasının yasal dayanağı 4857 sayılı İş Kanununun 75. maddesidir. Maddeye göre, işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

İş Kanununun 10. maddesine göre niteliği itibariyle 30 günden az süreli olan süreksiz işlerde özlük dosyası tutulması zorunlu değildir. Yine Deniz İş Kanunu ve Basın İş Kanunu kapsamında çalışanlar içinde özlük dosyası tutulması zorunluluğu yoktur. Dolayısıyla 4857 sayılı Kanuna göre belirsiz süreli iş sözleşmesi kapsamında çalıştırılan işçiler için özlük dosyası tutulması zorunludur.

3. Özlük Dosyasında Bulunması Gerekenler

İşçi özlük dosyası içeriği kanunda tanımlanmamıştır.  Bu konuda her işyerinin ve her çalışanın durumuna göre olması gerekenlerin özlük dosyasında bulunması yeterlidir.

Özlük dosyasındaki olması gereken evraklar işyerinden işyerine ve çalışanların özelliklerine göre değişmektedir. Bu konuda nüfus kayıt örneği, diploma, ikametgâh, resim, adli sicil kaydı gibi evraklar standart olarak bulunması gerekirken; erkekler için askerlikle ilgili belge, hamile kadının yasal sınırlar içerisinde çalışabilmesine ilişkin doktor raporu, engelli çalışanlar açısından engellik haline ilişkin rapor yada terör mağduru olanlar için gerekli belgelerin özlük dosyasında bulunması zorunludur. İşyerinin ağır ve tehlikeli işyeri olması sebebiyle çalışanların alacağı sağlık raporları ayrı özelliktedir. Yapılan işin gerektirdiği mesleki niteliklere ilişkin diploma ve sertifika gibi belgelerde özlük dosyasında bulunmalıdır.

Genel olarak özlük dosyalarında aşağıdaki evraklara rastlanmaktadır.

  1. Adli sicil kaydı

  2. Aile durum bildirimi formu

  3. Çalışma Belgesi/Hizmet Belgesi

  4. Çok tehlikeli işler için ağır ve tehlikeli işlerde çalışabilir raporu

  5. Diploma fotokopisi

  6. Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri,

  7. Engelli işçi ise sakatlık raporu, İŞKUR müracaat kayıt belgesi

  8. Erkek işçiler için askerlik durumunu gösterir belgeler

  9. Eski hükümlü, terör mağduru işçinin İŞKUR müracaat kayıt evrakı

  10. Evlilik cüzdanı fotokopisi

  11. Fazla çalışmalar için işçi onay yazısı

  12. Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek işçinin rızasını gösteren belge

  13. Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler, istifa dilekçesi veya fesih bildirimi

  14. İbraname

  15. İkametgâh ilmühaberi

  16. İş sözleşmesi

  17. İşçi hakkında yapılan tüm yazışmalar ve tutulan kayıtlar

  18. İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği, mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirildiklerine dair yazı.

  19. İşçiye ait bordrolar ve ödemeye ilişkin belgeler

  20. İşe giriş ve işten ayrılış bildirgeleri

  21. İşe izinsiz gelmeme / iş geç gelme tutanağı ve ihtarname

  22. Kan grubu kartı

  23. Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları

  24. Nüfus cüzdanı fotokopisi

  25. Nüfus kayıt örneği

  26. Özgeçmiş

  27. Sağlık raporu ve periyodik sağlık muayene raporları

  28. Resim

  29. Sağlık Raporu

  30. Sakatlık indiriminden yararlanacaklar için Gelir İdaresi Başkanlığından indirim uygulanacağına dair yazı

  31. Sigorta olaylarında yapılması gereken idari işlemlere ilişkin (iş kazası tutanağı, iş kazası bildirimi vb.) belgeler

  32. Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet belgesi

  33. Ücretsiz izinler ve yıllık ücretli izin ile ilgili dilekçe, form ve cetveller

  34. Varsa almış olduğu eğitim sertifikaları

  35. Yabancı işçiler için çalışabilir belgesi

İşçi özlük dosyasının bütün bu hususlar göz önünde tutularak işyeri, işin niteliği ve kanuni zorunluluklar dikkate alınarak hazırlanması gerekmektedir.

4. Gizlilik Ve Dosyaların Saklanması

İşçi özlük dosyasının tutulmasının yasal zorunluğu yanında kişisel verileri içermesi nedeniyle kişisel verileri (kişinin kendisi ve ailesi ile ilgili özel bilgiler) içeren bir arşivdir.

Kanuni zorunluluklar yanında bilgilerin istenilmesi, elde edilmesi, paylaşılması ve arşivlenmesi kişisel verilerin korunması açısından önem arz etmektedir.  Bu nedenle tutulmasından paylaşılmasına kadar güvenlik ve gizlilik içermektedir.

Kanunen zorunlu bilgileri toplamak yükümlülüğü dışında yer alan bilgilerin istenilmesini çalışanın rızası çerçevesinde değerlendirmek gerekir.  Kanunen zorunlu belgeler ve işle ilgili bilgiler, işin gerekleri çerçevesinde toplanmalıdır. Klasik iş görüşmelerinde başvurulan kişi ile ilgili başka kişilerden bilgi almaya çalışmak özel hayat sınırları açısından dikkat edilmesini gerektirir.

Özlük dosyasında ki bilgilerin gizliliği, korunması ve paylaşılması konusunda karşılaşabilecek sorunlar işyerini ciddi sıkıntılara sokabilir.  Özlük bilgilerinin yetkisiz kişiler tarafından elde edilmesi, bu bilgilerin gizliliğinin ihlal edilmesi, kişi aleyhine kullanılması gibi konular ceza hukuku alanında suç teşkil eden fiillerdir.  Cezai yaptırımlar yanında tazminat davalarına konu olabilirler.  Bu kuşkusuz işyeri ve işyeri yetkililerinin ciddi sıkıntılarla karşılaşmasına neden olacaktır. Yine bu konuda yaşanacak sıkıntılar, iş yerine olan güven duygusunu da olumsuz etkileyecektir.

İş mevzuatında özlük dosyalarının kaç yıl saklanması gerektiği yönünde bir hüküm bulunmamaktadır. Bu açıdan özlük dosyasının içerisindeki belgelerin saklanma süreleri önem taşır. 5510 sayılı Kanuna göre belge saklama süresi, belgenin ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl, kamu idarelerinde ise otuz yıldır. İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatına göre ise işçinin kişisel sağlık dosyalarının 15 yıl saklanması gerekmektedir. İşçi özlük dosyasındaki belgelere göre saklama sürelerine dikkat etmek gerekmektdir.

5. İşçi Özlük Dosyasının İşlevleri

Kanunen tutulması gereken özlük dosyasının; işveren, işçi ve devlet açısından çok sayıda işlevi yerine getirdiği görülmektedir.

Kamu kurumlarına yapılan bildirimlerle özlük dosyası uyumlu olmalıdır. Yapılan bildirimler özlük dosyası ve diğer işyeri kayıtlarıyla doğrulanmaktadır.

Özlük dosyası çalışma ilişkisinin tespitini sağlar.  İşveren ile işçi arasındaki iş ilişkisinin tespitinde özlük dosyası içerisindeki belgeler önem arz etmektedir. İş sözleşmesinin ne zaman kurulduğu ve ne zaman sonlandırıldığı, bildirimler ve özlük dosyasındaki bilgilerden tespit edilmektedir.

Teftiş ve denetimler sırasında ispat yükümlülüğü de özlük dosyasındaki bilgilerle sağlanmaktadır.

İş yerinin çalışanlara ilişkin yükümlülüklerinin karşılanıp karşılanmadığı da özlük dosyasında ki bilgilerden çıkarılmaktadır.

İşçi işveren arasındaki uyuşmazlıkların çözümünde de özlük dosyasında ki bilgilere başvurulmaktadır.  Özlük dosyasındaki bilgiler lehte ve aleyhte delil olarak kullanılabilir. İşçinin gerçek olmayan beyanları İş Kanunu 25. maddesi gereğince haklı fesih sebebi olabilecektir.  Yine işverenin gerçek olmayan beyanları işçi için İş Kanunu 24.  maddesi gereğince haklı fesih sebebi için delil niteliği taşırlar.

İşçi özlük dosyasında ki bilgiler iş uyuşmazlıklarında ve sigorta olaylarının çözümüne ulaşmasında özellikle denetim ve mahkeme sürecinde belirleyici olmaktadır.

İş kazası ve meslek hastalığı soruşturmalarında, özlük dosyasındaki bilgiler işvereni ciddi mali yükümlülüklerden kurtarmaktadır.  İşverenin sorumluluklarını yerine getirip getirmediği, hangi düzeyde yerine getirdiği, özlük dosyasındaki bilgilerden hareketle çözümlenir. İşçinin işe uygun nitelikte olup olmadığı, gerekli eğitimleri alıp almadığı, kişisel koruyucuların sağlanıp sağlanmadığı gibi belgeler özlük dosyasından tespit edilmektedir.  Örneğin iş kazası veya meslek hastalığını meydana gelmesini önleyici kişisel koruyucuların verilip verilmediğine ilişkin zimmet tutanağının bulunup bulunmaması işverenin kusurunun belirlenmesinde önemli bir kriter olabilmektedir.

İşçinin çalışma sürelerinin ve ücretlerinin tespiti gibi bilgiler özlük dosyasıyla desteklenmektedir.  Kıdem ve ihbar tazminatı, ibraname gibi belgelerde özlük dosyasından ilgili mercilere sunulmaktadır.

Özlük dosyasında ki bilgilerin düzenli, doğru ve güncel olması işçi işveren arasındaki ihtilaflarda gerçekçi çözüme ulaşılmasını sağlamaktadır.

Özlük dosyasının düzenliliği, işyerindeki çalışma ilişkilerinin güven içerisinde yürütülmesini sağlar.  İşletmeye kurumsallık kazandırır.  Kurumsallık işçinin işyerine olan güvenini sağlar. Güvenin sağlanması işçinin performansını arttırdığı gibi işçi sirkülasyonunu da olumlu yönde etkiler.

6. İdari Para Cezaları

İş Kanunu 75. maddesi gereğince tutulması gereken işçi özlük dosyasının tutulmaması durumunda iş kanunu 104 maddesi gereğince idari para cezası uygulanmaktadır.  Bu ceza her yıl yenilenmekte olup 2016 yılı için 1.560,00 TL’dir. Bu ceza miktarı bir işçi için olup, işverenin özlük dosyasını hazırlamadığı her bir kişi için ödeyecek olduğu ücret kişi tutarı kadar artacaktır. Yine 107. madde kapsamında denetime ilişkin İş müfettişlerine gerekli belge ve delilleri göstermemek ve vermemek nedeniyle 14.160,00 TL idari para cezasıyla karşılaşabilecektir.

5510 sayılı Sosyal Sigortalar Ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu kapsamında yapılan denetimlerde de, işçi özlük dosyası incelemeye sunulması gerekli belgeler arasındadır.  5510 sayılı yasa kapsamında incelemeye sunulmaması ya da eksik tutulması durumunda işveren 5510 sayılı yasanın 102. maddesi gereğince idari para cezası ile karşılaşır.  Bu ceza tutarı da her yıl asgari ücrete endekslenerek güncellenmektedir.  Özlük dosyasının ibraz edilmemesi durumunda; 5510 sayılı yasa gereğince idari para cezaları işyerinin Defter tutma yükümlülüğü ne göre değişmektedir.  Buna göre; Kurumca yapılan yazılı ihtara rağmen onbeş gün içinde mücbir sebep olmaksızın ibraz etme yükümlülüğünü tam olarak yerine getirmeyenlere; bilânço esasına göre defter tutmakla yükümlü olanlar için, aylık asgari ücretin oniki katı (19.764 TL)  tutarında; diğer defterleri tutmakla yükümlü olanlar için, aylık asgari ücretin altı katı (9.882 TL) tutarında; defter tutmakla yükümlü değil iseler, asgari ücretin üç katı (4.941 TL) tutarında idari para cezası kesilir.

İşçi özlük dosyasının eksiksiz olması, işverenin kanunlar gereği yapmak zorunda olduğu diğer yükümlülüklerin de yerine getirilmesini sağladığından karşılaşabileceği başka cezaları da dolaylı olarak önlemiş olmaktadır.

7. Sonuç

İşçi özlük dosyası İş Kanunu’nun 75. maddesi gereğince tutulması gerekli kayıtlardan biridir.

Özlük dosyası kapsamı itibariyle işçi işveren ve devlet arasındaki sorunların çözümünde önemli işlevleri üstlenmektedir.  Bu nedenle eksiksiz, doğru ve güncel olarak tutulmalıdır.  Çalışma ilişkisine ilişkin tüm kayıtları özlük dosyasına aktarmak gerekmektedir.

Özlük dosyası, özellikle iş kazası ve meslek hastalığı gibi sigorta olaylarında işverenin yükümlülüklerinin zamanında ve doğru şekilde yerine getirilip getirilmediğinin ispatını sağlar.

Ayrıca işe giriş-çıkış, kıdem ve ihbar tazminatı, gece çalışması, fazla mesai gibi hususlarda ortaya çıkan uyuşmazlıklarda taraflar açısından önemli bir ispat vasıtasıdır.

Özlük dosyalarının oluşturulması, kullanılması ve muhafazasında, kişisel verilerin elde edilmesi ve korunmasına yönelik hususlara dikkat edilmelidir.

Özlük dosyası hazırlanması, doğru ve güncelliğinin sağlanması; işyerlerini idari para cezaları ve denetimlerde karşılaşabilecekleri cezalardan kurtaracak, aynı zamanda çeşitli mali yükümlülüklerin azaltılmasında işyeri lehine avantajlar sağlayacaktır.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir